Albarán
Documento que acompaña a una entrega y recoge qué mercancía se ha recibido, en qué cantidad y cuándo. Es la prueba de la recepción. En Latinoamérica se llama remisión, guía de remisión o nota de entrega.
Aprobación (flujo de)
Circuito que define quién valida cada factura según su importe, su departamento o su desviación, antes de contabilizarla.
Asiento contable
Registro en la contabilidad de una operación. Al contabilizar una factura de proveedor se genera su asiento y sus vencimientos.
CFDI
Comprobante Fiscal Digital por Internet: la factura electrónica de México. Es un XML timbrado que identifica al emisor y al receptor por su RFC y lleva un folio fiscal único (UUID). Ver cómo conciliarlo con la orden de compra y la remisión.
Conciliación de facturas
Comprobar que una factura se corresponde con los documentos de la compra: pedido, albarán o contrato. Ver cómo cuadrar albaranes y facturas.
Cuentas por pagar (cuentas a pagar)
Las deudas con proveedores por compras ya recibidas y pendientes de pago. También el departamento y el proceso que las gestiona.
Devengo
Gasto que ya se ha producido aunque todavía no haya llegado la factura; por ejemplo, mercancía recibida y pendiente de facturar.
Entrega parcial
Cuando un pedido se sirve en varias entregas, cada una con su albarán.
Extracción de datos (OCR e IA)
Lectura automática de los datos de una factura o albarán: proveedor, NIF, base, IVA, total, número y líneas.
Factura duplicada
La misma factura registrada o pagada dos veces, a menudo porque llegó por dos canales o con otra numeración. Ver cómo evitarlas.
Factura electrónica
Factura en formato estructurado que un sistema puede leer sin interpretar una imagen. Será obligatoria entre empresas en España (ver qué cambia para quien recibe) y ya es la norma en buena parte de Latinoamérica: el CFDI en México, el DTE en Chile o la factura electrónica de la DIAN en Colombia.
Factura rectificativa
Factura que corrige o anula otra ya emitida, por ejemplo por una devolución o un error de precio.
Match a dos bandas
Cotejo de la factura con el pedido de compra, sin comprobar la recepción. Habitual en servicios.
Match a tres bandas (three-way match)
Cotejo de la factura con el pedido y el albarán: solo se paga lo pedido y lo recibido. Ver la guía completa.
Multiempresa
Gestión de varias sociedades o NIF de un mismo grupo desde un único equipo o herramienta.
Pedido abierto
Pedido de compra con un volumen o un periodo acordado que se va sirviendo en varias entregas.
Pedido de compra (PO)
Documento con el que la empresa encarga al proveedor qué quiere, cuánto y a qué precio. En Latinoamérica se llama orden de compra (OC).
PPV (variación del precio de compra)
Diferencia entre el precio pagado y el precio previsto o pactado. Mide si las tarifas se están desviando.
Procure to pay (P2P)
El ciclo completo de una compra, de la necesidad al pago. Ver la guía de P2P.
Tolerancia
Margen de diferencia aceptado entre factura, pedido y albarán, por importe, porcentaje o cantidad, para no bloquear facturas por céntimos.
Verifactu
Sistema de la Agencia Tributaria que regula el software con el que se emiten las facturas y su registro. Afecta a quien emite, no a quien recibe.
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