Cómo evitar pagar facturas duplicadas

Pagar dos veces la misma factura es más habitual de lo que parece, y rara vez se detecta a tiempo. Cuando aparece, suele ser en la conciliación, meses después, o porque el propio proveedor avisa.

Por qué se cuelan

• El proveedor reenvía la factura como recordatorio de pago y entra como una nueva.
• La misma factura llega por dos canales: por email y en papel, o por email y por un portal.
• El número se lee o se teclea distinto: «1/567» frente a «567», con o sin ceros delante.
• Llega una copia y después el original, o una versión corregida sin rectificativa clara.
• Varias personas registran facturas del mismo buzón sin saber qué ha hecho la otra.

Por qué el control por número de factura no basta

Muchos ERP bloquean una factura si ya existe otra del mismo proveedor con el mismo número. Funciona solo si el número se registra siempre exactamente igual. En cuanto cambia el formato, un prefijo o una barra, el control no salta.

Controles que sí funcionan

• Huella del archivo: si llega exactamente el mismo PDF, se reconoce al instante.
• Clave por proveedor, importe y fecha: independiente del número, detecta reenvíos aunque la numeración cambie.
• Números normalizados: se comparan sin prefijos, barras ni ceros a la izquierda.
• Revisión humana solo en casos dudosos: lo claro se bloquea solo; lo ambiguo lo decide una persona.

Una regla más: lo aprobado no vuelve atrás

Si una factura ya aprobada vuelve a llegar, no debe volver a quedar pendiente ni perder el registro de quién la aprobó y cuándo. Mantener ese histórico es lo que permite auditar el proceso después.