Com evitar pagar factures duplicades

Pagar dues vegades la mateixa factura és més habitual del que sembla, i poques vegades es detecta a temps. Quan apareix, sol ser a la conciliació, mesos després, o perquè el mateix proveïdor avisa.

Per què s’escolen

• El proveïdor reenvia la factura com a recordatori de pagament i entra com una de nova.
• La mateixa factura arriba per dos canals: per correu i en paper, o per correu i per un portal.
• El número es llegeix o es tecleja diferent: «1/567» davant de «567», amb zeros al davant o sense.
• Arriba una còpia i després l’original, o una versió corregida sense rectificativa clara.
• Diverses persones registren factures de la mateixa bústia sense saber què ha fet l’altra.

Per què el control per número de factura no n’hi ha prou

Molts ERP bloquegen una factura si ja n’hi ha una altra del mateix proveïdor amb el mateix número. Només funciona si el número es registra sempre exactament igual. Tan bon punt canvia el format, un prefix o una barra, el control no salta.

Controls que sí que funcionen

• Empremta del fitxer: si arriba exactament el mateix PDF, es reconeix a l’instant.
• Clau per proveïdor, import i data: independent del número, detecta reenviaments encara que la numeració canviï.
• Números normalitzats: es comparen sense prefixos, barres ni zeros a l’esquerra.
• Revisió humana només en casos dubtosos: el que és clar es bloqueja sol; el que és ambigu ho decideix una persona.

Una regla més: el que està aprovat no torna enrere

Si una factura ja aprovada torna a arribar, no ha de tornar a quedar pendent ni perdre el registre de qui la va aprovar i quan. Mantenir aquest historial és el que permet auditar el procés després.