Com quadrar albarans i factures sense perdre hores

En una empresa que compra material, quadrar albarans amb factures és la tasca que consumeix més hores en comptes a pagar. No és difícil, però és lenta, repetitiva i plena de petites diferències que obliguen a preguntar.

El procés manual típic

1. Descarregar la factura del correu.
2. Buscar la comanda de compra a què correspon.
3. Localitzar els albarans, de vegades diversos i de vegades en paper.
4. Comparar línia a línia quantitats i preus.
5. Resoldre les diferències amb compres o amb el magatzem.
6. Registrar la factura a l’ERP.

On es perd el temps

• Albarans en paper o al sistema de magatzem, lluny de comptabilitat.
• Factures que agrupen diversos albarans, o albarans repartits en diverses factures.
• Diferències petites que obliguen a aturar-se i preguntar.
• Proveïdors que canvien de format, de nom o de sèrie de numeració.

Bones pràctiques que funcionen

• Digitalitzar l’albarà en el moment de la recepció, amb una foto o carregant-lo des del magatzem.
• Demanar als proveïdors el número de comanda a l’albarà i a la factura.
• Definir toleràncies per tipus de compra per no bloquejar per cèntims.
• Centralitzar la recepció de factures en una única bústia.
• Registrar el motiu de cada excepció per detectar quins proveïdors generen més problemes.

Automatitzar-ho

Amb l’extracció automàtica de dades, els documents es llegeixen sols, els albarans es relacionen amb les seves factures i comandes, i el creuament es fa amb regles. L’equip deixa de quadrar i passa a revisar només les diferències, que és on realment aporta valor.