En moltes empreses, aprovar una factura vol dir reenviar un PDF amb un «això ho vas demanar tu?». El correu es perd entre cent més, la factura es queda esperant, el proveïdor pregunta pel seu pagament i el tancament del mes s’endarrereix.
Per què s’encalla
- No està clar qui ha d’aprovar cada factura.
- L’aprovador no té context: no veu la comanda, l’albarà ni el preu pactat.
- La petició arriba per correu i es barreja amb tota la resta.
- Ningú no veu en quin punt és cada factura ni quant fa que espera.
- Es demana aprovació per a tot, fins i tot per al que ja quadra.
Primer: no tot necessita aprovació
Si una factura quadra amb la seva comanda i el seu albarà dins de les toleràncies, la compra ja es va aprovar quan es va fer la comanda. Demanar una altra signatura duplica la feina. Reserva l’aprovació per al que de veritat necessita una decisió:
- Factures sense comanda.
- Diferències de preu o quantitat fora de tolerància.
- Proveïdors nous.
- Imports per sobre d’un llindar que decideixis.
Què és el three-way match i com fixar toleràncies.
Calcula en un minut el cost de gestionar factures de proveïdor amb els vostres volums.
Calcular el meu estalviQui aprova què
Abans d’automatitzar, escriu les regles en una taula senzilla. Normalment n’hi ha prou amb quatre criteris: la societat, el departament o centre de cost, el proveïdor o tipus de despesa, i l’import. Afegeix un substitut per a cada aprovador, perquè les vacances no aturin el circuit.
El que necessita l’aprovador per decidir amb un clic
- La factura original, sense haver-la de buscar.
- La comanda i l’albarà relacionats.
- La diferència marcada i el motiu pel qual li arriba a ell.
- L’històric d’aquest proveïdor.
Amb aquesta informació, aprovar o rebutjar és un clic. Sense, és una conversa.
Que quedi tot registrat
Cada aprovació ha de guardar qui va decidir, què i quan. I una factura ja aprovada no hauria de tornar a quedar pendent encara que n’arribi una altra còpia. Aquest històric és el que permet auditar el procés i respondre ràpid a qualsevol pregunta. Com evitar pagar factures duplicades.
Com saber si millora
- Temps mitjà des que arriba la factura fins que està aprovada.
- Factures pendents per aprovador.
- Percentatge de factures que necessiten aprovació manual: hauria de baixar a mesura que més factures quadren soles.
El que quadra passa sol. El que no, arriba a l’aprovador correcte amb el motiu a la vista, i queda registrat qui va decidir què i quan.
Sol·licitar demo