En moltes empreses, la primera setmana del mes se’n va a tancar l’anterior. I bona part d’aquest temps és de comptes a pagar: factures que ningú no ha registrat, aprovacions pendents i diferències que s’arrosseguen des de fa setmanes. El tancament no s’endarrereix el dia 1: s’endarrereix durant tot el mes.
Per què comptes a pagar endarrereix el tancament
- Factures rebudes que encara no estan registrades.
- Factures registrades que esperen una aprovació.
- Albarans rebuts sense factura, que cal provisionar.
- Diferències de preu o quantitat sense resoldre.
- Duplicats i abonaments que cal revisar abans de pagar.
El que es pot fer durant el mes
- Registrar cada dia, no per lots a final de mes.
- Aprovar en continu: cada factura arriba a qui decideix tan bon punt entra. Com agilitzar l’aprovació.
- Resoldre les diferències quan apareixen, mentre la comanda i l’albarà són recents.
- Revisar cada setmana els albarans sense factura, perquè la provisió del mes no sigui una sorpresa.
Calcula en un minut el cost de gestionar factures de proveïdor amb els vostres volums.
Calcular el meu estalviLlista de comprovació per al tancament
- Totes les factures rebudes estan registrades o en revisió amb el motiu marcat.
- Cap aprovació porta més dies pendent que el límit que hàgiu fixat.
- Els albarans rebuts sense factura estan identificats per provisionar la despesa del mes.
- Les diferències de preu i quantitat estan resoltes o documentades.
- Els possibles duplicats s’han revisat abans de la remesa de pagaments.
- El saldo de proveïdors quadra amb la comptabilitat.
Meritació, provisió i altres termes del glossari.
Indicadors per saber si millora
- Dies que triga comptes a pagar a tancar el mes.
- Factures pendents de registrar o aprovar a final de mes.
- Antiguitat mitjana de les aprovacions pendents.
- Percentatge de factures registrades el mateix mes que arriben.
La factura electrònica ho farà obligatori
Amb la factura electrònica, el receptor haurà de comunicar l’acceptació o el rebuig i el pagament en un termini de quatre dies hàbils. Portar les factures al dia deixa de ser una bona pràctica i passa a ser una obligació. Dates i obligacions de la factura electrònica.
Les factures es registren tan bon punt arriben, les aprovacions no esperen a final de mes i les diferències es veuen el mateix dia. El tancament deixa de menjar-se la primera setmana.
Sol·licitar demo