Lectura automàtica de factures: de l’OCR a l’ERP

Teclejar factures és la part més visible de la feina de comptes a pagar: capçalera, línies, IVA i venciments, factura a factura. La lectura automàtica promet eliminar-ho, però entre llegir una factura i tenir-la ben registrada a l’ERP hi ha diversos passos, i cadascun que falti torna a recaure sobre el teu equip.

Què fa un OCR i què no

Un OCR converteix la imatge d’un document en text. Sap que a la factura hi diu «1.240,00», però no sap que és la base imposable, de quin proveïdor és, a quina societat va ni si ja es va registrar la setmana passada.

Moltes eines ho resolen amb plantilles per proveïdor: se li indica on és cada dada. Funciona mentre el proveïdor no canviï el format. Amb centenars de proveïdors, mantenir les plantilles es converteix en una altra feina.

Què ha de fer una lectura que estalviï feina de veritat

• Classificar el document: distingir una factura d’un albarà, un abonament o una comanda abans de fer-hi res.
• Extreure capçalera i línies: proveïdor, NIF, número, dates, base, IVA, total i, quan cal, cada línia amb quantitat i preu.
• Identificar proveïdor i societat: creuar el NIF amb el mestre de proveïdors de l’ERP i saber a quina empresa del grup va adreçada.
• Comprovar que les dades són coherents: que la base més l’IVA doni el total, que el NIF sigui vàlid i que la factura no estigui ja registrada.
• Aprendre de les correccions: si algú corregeix una dada d’un proveïdor, el document següent d’aquest proveïdor hauria de sortir bé.

De les dades a l’ERP: el pas que sol faltar

Extreure les dades i deixar-les en un full o en un fitxer per importar continua exigint feina: algú ho ha de revisar, importar i corregir el que l’ERP rebutja. L’estalvi real arriba quan la factura es registra directament a l’ERP, amb el seu proveïdor, la seva sèrie, els seus comptes i els seus venciments. Com s’integra Finaro amb el teu ERP.

Què revisar a mà i què no

Automatitzar no vol dir deixar de mirar, sinó mirar només el que ho necessita. Una regla senzilla: el que passa totes les validacions es registra sol, i el que és dubtós va a una persona amb el motiu marcat. Casos típics de revisió:

• Un proveïdor nou que encara no és a l’ERP.
• Una dada que no s’ha pogut llegir amb seguretat.
• Un import molt diferent de l’habitual per a aquest proveïdor.
• Una possible factura duplicada. Com detectar duplicats.

Com saber si funciona

• Percentatge de factures que es registren sense cap correcció.
• Temps des que arriba la factura fins que és a l’ERP.
• Correccions per proveïdor: haurien de baixar amb el temps.
• Duplicats bloquejats abans de pagar.

I quan arribi la factura electrònica?

Quan la factura arriba en un format estructurat, llegir-la deixa de ser el problema. Però s’ha de continuar classificant, comprovant, aprovant i registrant, i durant la transició hi conviuran PDF, paper i factures estructurades. Què canvia amb la factura electrònica obligatòria.