Lectura automática de facturas: del OCR al ERP

Teclear facturas es la parte más visible del trabajo de cuentas a pagar: cabecera, líneas, IVA y vencimientos, factura a factura. La lectura automática promete eliminarlo, pero entre leer una factura y tenerla bien registrada en el ERP hay varios pasos, y cada uno que falte vuelve a caer sobre tu equipo.

Qué hace un OCR y qué no

Un OCR convierte la imagen de un documento en texto. Sabe que en la factura pone «1.240,00», pero no sabe que es la base imponible, de qué proveedor es, a qué sociedad va ni si ya se registró la semana pasada.

Muchas herramientas lo resuelven con plantillas por proveedor: se le indica dónde está cada dato. Funciona mientras el proveedor no cambie el formato. Con cientos de proveedores, mantener las plantillas se convierte en otro trabajo.

Qué tiene que hacer una lectura que de verdad ahorre trabajo

• Clasificar el documento: distinguir una factura de un albarán, un abono o un pedido antes de hacer nada con él.
• Extraer cabecera y líneas: proveedor, NIF, número, fechas, base, IVA, total y, cuando hace falta, cada línea con cantidad y precio.
• Identificar proveedor y sociedad: cruzar el NIF con el maestro de proveedores del ERP y saber a qué empresa del grupo va dirigida.
• Comprobar que los datos son coherentes: que base más IVA dé el total, que el NIF sea válido y que la factura no esté ya registrada.
• Aprender de las correcciones: si alguien corrige un dato de un proveedor, el siguiente documento de ese proveedor debería salir bien.

De los datos al ERP: el paso que suele faltar

Extraer los datos y dejarlos en una hoja o en un fichero para importar sigue exigiendo trabajo: alguien tiene que revisarlo, importarlo y corregir lo que el ERP rechaza. El ahorro real llega cuando la factura se registra directamente en el ERP, con su proveedor, su serie, sus cuentas y sus vencimientos. Cómo se integra Finaro con tu ERP.

Qué revisar a mano y qué no

Automatizar no significa dejar de mirar, sino mirar solo lo que lo necesita. Una regla sencilla: lo que pasa todas las validaciones se registra solo, y lo dudoso va a una persona con el motivo marcado. Casos típicos de revisión:

• Un proveedor nuevo que todavía no está en el ERP.
• Un dato que no se ha podido leer con seguridad.
• Un importe muy distinto de lo habitual para ese proveedor.
• Una posible factura duplicada. Cómo detectar duplicados.

Cómo saber si funciona

• Porcentaje de facturas que se registran sin ninguna corrección.
• Tiempo desde que llega la factura hasta que está en el ERP.
• Correcciones por proveedor: deberían bajar con el tiempo.
• Duplicados bloqueados antes de pagar.

¿Y cuando llegue la factura electrónica?

Cuando la factura llega en un formato estructurado, leerla deja de ser el problema. Pero sigue habiendo que clasificarla, comprobarla, aprobarla y registrarla, y durante la transición convivirán PDF, papel y facturas estructuradas. Qué cambia con la factura electrónica obligatoria.