En grupos de empresas, cooperativas o compañías con filiales, es habitual que un solo equipo gestione las facturas de todas las sociedades. Comparten buzón, muchos proveedores y, a menudo, la misma forma de trabajar. Antes de registrar nada, alguien tiene que decidir a qué empresa pertenece cada factura.
Dónde se equivoca el reparto manual
- Un proveedor que factura a varias sociedades del grupo.
- Una factura dirigida a una sociedad que llega al buzón de otra.
- Razones sociales parecidas entre empresas del mismo grupo.
- Cambios de NIF tras fusiones, escisiones o reestructuraciones.
- La misma persona registrando en varias empresas o varios ERP.
Un error de reparto no se ve hasta tarde: la factura queda registrada en la sociedad equivocada, el pago sale de la cuenta que no toca y hay que deshacerlo todo.
El NIF del destinatario es la clave
Cada factura indica a quién va dirigida: el NIF y la razón social del cliente. Leer ese dato y cruzarlo con la lista de sociedades del grupo, incluidos los NIF secundarios, reparte la mayoría de las facturas sin intervención. Las que no tienen un destinatario claro van a revisión, con el motivo marcado.
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Calcular mi ahorroUn criterio común, cada sociedad en su ERP
Centralizar no significa mezclar. Lo ideal es aplicar las mismas reglas de validación, tolerancias y aprobación a todo el grupo, pero registrar cada factura en la sociedad y en el ERP que le corresponde, aunque el grupo use sistemas distintos. La solución de Finaro para grupos de empresas.
Cada persona ve lo que le toca
Con varias sociedades, los permisos importan: cada persona debería ver y aprobar solo las facturas de las sociedades y proveedores que le corresponden. Así se puede centralizar el trabajo sin perder el control por empresa. Cómo protegemos tus datos.
Cuando el grupo cambia
Las fusiones, las nuevas sociedades y los cambios de NIF son el momento en que más se equivoca el reparto. Mantén actualizada la lista de sociedades y sus NIF, y asegúrate de que el cambio se aplica de una vez a todo el histórico y a los proveedores afectados, no factura a factura.
Lee el destinatario, lo cruza con las sociedades y los NIF de tu grupo y registra cada factura en el ERP que le toca. Todo el grupo en una sola bandeja.
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