En grups d’empreses, cooperatives o companyies amb filials, és habitual que un sol equip gestioni les factures de totes les societats. Comparteixen bústia, molts proveïdors i, sovint, la mateixa manera de treballar. Abans de registrar res, algú ha de decidir a quina empresa pertany cada factura.
On s’equivoca el repartiment manual
- Un proveïdor que factura a diverses societats del grup.
- Una factura adreçada a una societat que arriba a la bústia d’una altra.
- Raons socials semblants entre empreses del mateix grup.
- Canvis de NIF després de fusions, escissions o reestructuracions.
- La mateixa persona registrant en diverses empreses o diversos ERP.
Un error de repartiment no es veu fins tard: la factura queda registrada a la societat equivocada, el pagament surt del compte que no toca i s’ha de desfer tot.
El NIF del destinatari és la clau
Cada factura indica a qui va adreçada: el NIF i la raó social del client. Llegir aquesta dada i creuar-la amb la llista de societats del grup, inclosos els NIF secundaris, reparteix la majoria de factures sense intervenció. Les que no tenen un destinatari clar van a revisió, amb el motiu marcat.
Calcula en un minut el cost de gestionar factures de proveïdor amb els vostres volums.
Calcular el meu estalviUn criteri comú, cada societat al seu ERP
Centralitzar no vol dir barrejar. L’ideal és aplicar les mateixes regles de validació, toleràncies i aprovació a tot el grup, però registrar cada factura a la societat i a l’ERP que li correspon, encara que el grup faci servir sistemes diferents. La solució de Finaro per a grups d’empreses.
Cada persona veu el que li toca
Amb diverses societats, els permisos importen: cada persona hauria de veure i aprovar només les factures de les societats i proveïdors que li corresponen. Així es pot centralitzar la feina sense perdre el control per empresa. Com protegim les teves dades.
Quan el grup canvia
Les fusions, les societats noves i els canvis de NIF són el moment en què més s’equivoca el repartiment. Mantén actualitzada la llista de societats i els seus NIF, i assegura’t que el canvi s’aplica d’un cop a tot l’històric i als proveïdors afectats, no factura a factura.
Llegeix el destinatari, el creua amb les societats i els NIF del teu grup i registra cada factura a l’ERP que li toca. Tot el grup en una sola safata.
Sol·licitar demo