Què és el three-way match i com automatitzar-lo

El three-way match, o match a tres bandes, és el control que compara tres documents abans de pagar una factura de proveïdor: la comanda de compra, l’albarà (l’entrada de mercaderia) i la factura. Si tots tres coincideixen, dins d’unes toleràncies, la factura es pot comptabilitzar i pagar amb seguretat.

Els tres documents

• Comanda de compra: què es va demanar, en quina quantitat i a quin preu acordat.
• Albarà: què es va rebre realment, quant i quan.
• Factura: què et cobra el proveïdor.

Match a dues bandes davant de tres bandes

El match a dues bandes compara només comanda i factura. N’hi ha prou per a serveis o compres sense lliurament físic, però no detecta que es faturi material que no ha arribat. El de tres bandes hi afegeix la recepció, i aquí hi ha el seu valor: només pagues el que has demanat i el que has rebut.

Per què gairebé mai no quadra a la primera

• Lliuraments parcials: una comanda arriba en diversos albarans i es factura de cop, o a l’inrevés.
• Diferències de preu: tarifes actualitzades, descomptes, ports o recàrrecs.
• Unitats diferents: la comanda va en caixes i la factura en unitats.
• Referències que no coincideixen entre el catàleg del proveïdor i el teu.
• Errors en teclejar les dades a mà.

Toleràncies: quadrar sense bloquejar-ho tot

Exigir una coincidència exacta bloqueja massa factures per cèntims. Per això es defineixen toleràncies: per import, per percentatge o per quantitat. El que queda dins s’aprova sol i el que queda fora es revisa. Les toleràncies adequades depenen del tipus de compra: no és el mateix matèria primera que ports o serveis.

Com automatitzar-lo

1. Capturar i llegir factures i albarans de manera automàtica, siguin on siguin.
2. Identificar el proveïdor i la comanda de cada document.
3. Creuar línia a línia amb regles i toleràncies definides per tu.
4. Enviar a revisió només les excepcions, amb el motiu explicat.

La clau és que les regles siguin explicables: si una factura es bloqueja, l’equip ha de veure quina línia falla, per quant i contra quina tolerància. Un sistema que només diu «no quadra» no estalvia feina.