Com triar un programari de comptes a pagar

Un programari de comptes a pagar automatitza el recorregut de les factures de proveïdor: les rep, en llegeix les dades, les quadra amb els documents de la compra, gestiona les aprovacions i les deixa registrades a l’ERP. Gairebé totes les eines prometen això; les diferències són en el tipus d’empresa per a la qual estan pensades i en com resolen el quadrament.

1. Com quadra les factures

És el criteri que més pesa en una empresa industrial. Comprova si compara la factura amb la comanda i l’albarà línia a línia, si admet toleràncies per import, percentatge o quantitat, i si resol lliuraments parcials: diversos albarans per factura o diverses factures per comanda. Si només compara totals, la feina de fons continuarà sent manual. Més detall a què és el three-way match.

2. Integració amb el teu ERP

Pregunta si s’integra amb l’ERP que ja fas servir, amb la teva versió concreta, i qui fa aquesta integració: el teu equip, la teva consultora d’ERP o el proveïdor del programari. És la part que més se subestima en temps i en cost.

3. Diverses societats

Si teniu diverses empreses o NIF, comprova que assigna cada factura a la societat que li correspon i que tot l’equip pot treballar des d’un sol compte.

4. Per a quina mida d’empresa està pensat

Les plataformes pensades per a multinacionals cobreixen molts països i processos, però solen implicar projectes llargs i un equip de sistemes propi. Una empresa mitjana necessita una altra cosa: començar ràpid i que algú s’ocupi de la part tècnica.

5. Model de preu

Llicències per usuari, quota fixa o pagament per document. Amb llicències per usuari, cada persona de compres o de direcció que vulguis incloure encareix l’eina; amb pagament per document, el cost segueix el teu volum real.

6. Prova amb els teus documents

Una demo amb factures d’exemple sempre funciona. Demana veure-ho amb les teves factures i albarans, inclosos els casos difícils: lliuraments parcials, pes variable, proveïdors amb formats estranys.

Preguntes per fer a cada demo

• Què passa quan una factura no quadra? Qui la rep i amb quina informació?
• Com detecta una factura duplicada si el proveïdor canvia la numeració?
• Quina part de la integració amb el nostre ERP feu vosaltres i quant triga?
• Com es comporta amb les factures en paper o les fotos del mòbil?
• Quant costa amb el nostre volum de factures i albarans, i què passa si puja?
• Podem fer un pilot amb els nostres documents abans de signar?

Si busques una eina per a una industrial o una distribuïdora mitjana, amb molt volum d’albarans, lliuraments parcials i diverses societats, aquest és el cas per al qual hem construït Finaro.