Cómo agilizar la aprobación de facturas

En muchas empresas, aprobar una factura significa reenviar un PDF con un «¿esto lo pediste tú?». El correo se pierde entre otros cien, la factura se queda esperando, el proveedor pregunta por su pago y el cierre del mes se retrasa.

Por qué se atasca

• No está claro quién tiene que aprobar cada factura.
• El aprobador no tiene contexto: no ve el pedido, el albarán ni el precio pactado.
• La petición llega por correo y se mezcla con todo lo demás.
• Nadie ve en qué punto está cada factura ni cuánto lleva esperando.
• Se pide aprobación para todo, incluso para lo que ya cuadra.

Primero: no todo necesita aprobación

Si una factura cuadra con su pedido y su albarán dentro de las tolerancias, la compra ya se aprobó cuando se hizo el pedido. Pedir otra firma duplica el trabajo. Reserva la aprobación para lo que de verdad necesita una decisión:

• Facturas sin pedido.
• Diferencias de precio o cantidad fuera de tolerancia.
• Proveedores nuevos.
• Importes por encima de un umbral que decidas.

Qué es el three-way match y cómo fijar tolerancias.

Quién aprueba qué

Antes de automatizar, escribe las reglas en una tabla sencilla. Normalmente bastan cuatro criterios: la sociedad, el departamento o centro de coste, el proveedor o tipo de gasto, y el importe. Añade un sustituto para cada aprobador, para que las vacaciones no paren el circuito.

Lo que necesita el aprobador para decidir en un clic

• La factura original, sin tener que buscarla.
• El pedido y el albarán relacionados.
• La diferencia marcada y el motivo por el que le llega a él.
• El histórico de ese proveedor.

Con esa información, aprobar o rechazar es un clic. Sin ella, es una conversación.

Que quede todo registrado

Cada aprobación debe guardar quién decidió, qué y cuándo. Y una factura ya aprobada no debería volver a quedar pendiente aunque llegue otra copia. Ese histórico es lo que permite auditar el proceso y responder rápido a cualquier pregunta. Cómo evitar pagar facturas duplicadas.

Cómo saber si mejora

• Tiempo medio desde que llega la factura hasta que está aprobada.
• Facturas pendientes por aprobador.
• Porcentaje de facturas que necesitan aprobación manual: debería bajar a medida que más facturas cuadran solas.