En muchas empresas, la primera semana del mes se va en cerrar el anterior. Y buena parte de ese tiempo es de cuentas a pagar: facturas que nadie ha registrado, aprobaciones pendientes y diferencias que se arrastran desde hace semanas. El cierre no se retrasa el día 1: se retrasa durante todo el mes.
Por qué cuentas a pagar retrasa el cierre
- Facturas recibidas que todavía no están registradas.
- Facturas registradas que esperan una aprobación.
- Albaranes recibidos sin factura, que hay que provisionar.
- Diferencias de precio o cantidad sin resolver.
- Duplicados y abonos que hay que revisar antes de pagar.
Lo que se puede hacer durante el mes
- Registrar a diario, no por lotes a final de mes.
- Aprobar en continuo: cada factura llega a quien decide en cuanto entra. Cómo agilizar la aprobación.
- Resolver diferencias cuando aparecen, mientras el pedido y el albarán están frescos.
- Revisar cada semana los albaranes sin factura, para que la provisión del mes no sea una sorpresa.
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Calcular mi ahorroLista de comprobación para el cierre
- Todas las facturas recibidas están registradas o en revisión con el motivo marcado.
- Ninguna aprobación lleva más días pendiente que el límite que hayáis fijado.
- Los albaranes recibidos sin factura están identificados para provisionar el gasto del mes.
- Las diferencias de precio y cantidad están resueltas o documentadas.
- Los posibles duplicados se han revisado antes de la remesa de pagos.
- El saldo de proveedores cuadra con la contabilidad.
Devengo, provisión y otros términos del glosario.
Indicadores para saber si mejora
- Días que tarda cuentas a pagar en cerrar el mes.
- Facturas pendientes de registrar o aprobar a fin de mes.
- Antigüedad media de las aprobaciones pendientes.
- Porcentaje de facturas registradas en el mismo mes en que llegan.
La factura electrónica lo hará obligatorio
Con la factura electrónica, el receptor tendrá que comunicar la aceptación o el rechazo y el pago en un plazo de cuatro días hábiles. Llevar las facturas al día deja de ser una buena práctica y pasa a ser una obligación. Fechas y obligaciones de la factura electrónica.
Las facturas se registran en cuanto llegan, las aprobaciones no esperan a fin de mes y las diferencias se ven el mismo día. El cierre deja de comerse la primera semana.
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