Factura electrónica obligatoria: qué cambia para cuentas por pagar

La Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas («Crea y Crece»), estableció que todas las empresas y profesionales tendrán que expedir y recibir facturas electrónicas en sus operaciones entre ellos. El desarrollo reglamentario llegó con el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026.

Calendario

Los plazos no cuentan desde el Real Decreto, sino desde la orden ministerial que regula la solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria. Esa orden se publicó en el BOE el 5 de octubre de 2026 (BOE-A-2026-20587), así que el calendario ya tiene fechas:

• Empresas con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros: obligatoria desde el 6 de octubre de 2027.
• Resto de empresas y profesionales: obligatoria desde el 6 de octubre de 2028.

Durante los 12 meses siguientes, las empresas de más de 8 millones de euros deberán acompañar la factura electrónica de su PDF, salvo que el destinatario acepte lo contrario. Y los autónomos y entidades en atribución de rentas que no superen esa cifra tendrán otros 12 meses en los que comunicar los estados de la factura será voluntario. Para una empresa de más de 8 millones, eso deja menos de un año para tener listo el circuito de recepción, aprobación y comunicación de estados.

Qué tiene que hacer quien recibe la factura

Para cuentas por pagar, el cambio más importante no es el formato, sino los estados de la factura. El receptor tiene que comunicar:

• La aceptación o el rechazo comercial de la factura, con su fecha.
• El pago efectivo completo, con la fecha real de pago.

Estas comunicaciones tienen un plazo de cuatro días hábiles. El objetivo de la norma es medir la morosidad: la Administración sabrá cuándo se aceptó cada factura y cuándo se pagó de verdad. Eso obliga a tener un proceso de aprobación y de pago con fechas fiables, no una carpeta de PDF pendientes.

Formatos

Las facturas deberán emitirse en formatos estructurados. La solución pública trabaja con UBL, y en el intercambio entre plataformas privadas se admiten otros formatos estándar. Para el equipo que recibe, esto significa que cada vez más facturas llegarán como datos, no como imágenes.

¿Y Verifactu? No es lo mismo

Verifactu afecta al software con el que se emiten las facturas y a su registro ante la Agencia Tributaria. Tras el Real Decreto-ley 15/2025, se aplica a las sociedades desde el 1 de enero de 2027 y al resto de obligados desde el 1 de julio de 2027. La factura electrónica obligatoria, en cambio, regula el intercambio entre empresas y afecta de lleno a quien recibe.

Lo que la factura electrónica no resuelve

Que la factura llegue en formato estructurado ahorra la lectura de datos, pero no el trabajo de fondo de cuentas a pagar:

• Hay que cuadrarla con el pedido y el albarán: que los datos estén bien leídos no significa que el importe sea correcto.
• Hay que detectar duplicados: la misma factura puede llegar por varios canales.
• Hay que aprobarla o rechazarla a tiempo para comunicar su estado en plazo.
• Y durante años convivirán facturas estructuradas con PDF de proveedores pequeños o extranjeros.

Checklist para el equipo de cuentas por pagar

1. Calcula tu volumen de operaciones para saber en qué fase entras.
2. Pregunta a tu proveedor de ERP cómo recibirá y registrará facturas estructuradas.
3. Define quién acepta o rechaza cada factura y en qué plazo.
4. Asegúrate de que la fecha real de pago queda registrada y es fácil de comunicar.
5. Revisa tu control de duplicados y tu cotejo con pedido y albarán.
6. Prepara el circuito para los proveedores que seguirán enviando PDF.

Esta guía resume la normativa con fines informativos y no es asesoramiento legal o fiscal. Consulta el texto oficial del Real Decreto 238/2026 en el BOE y la sede de la Agencia Tributaria.