Cómo cuadrar albaranes y facturas sin perder horas

En una empresa que compra material, cuadrar albaranes con facturas es la tarea que más horas consume en cuentas a pagar. No es difícil, pero es lenta, repetitiva y está llena de pequeñas diferencias que obligan a preguntar.

En Latinoamérica, el albarán suele llamarse remisión, guía de remisión o nota de entrega.

El proceso manual típico

1. Descargar la factura del correo.
2. Buscar el pedido de compra al que corresponde.
3. Localizar los albaranes, a veces varios y a veces en papel.
4. Comparar línea a línea cantidades y precios.
5. Resolver las diferencias con compras o con almacén.
6. Registrar la factura en el ERP.

Dónde se pierde el tiempo

• Albaranes en papel o en el sistema de almacén, lejos de contabilidad.
• Facturas que agrupan varios albaranes, o albaranes repartidos en varias facturas.
• Diferencias pequeñas que obligan a parar y preguntar.
• Proveedores que cambian de formato, de nombre o de serie de numeración.

Buenas prácticas que funcionan

• Digitalizar el albarán en el momento de la recepción, con una foto o cargándolo desde almacén.
• Pedir a los proveedores el número de pedido en el albarán y en la factura.
• Definir tolerancias por tipo de compra para no bloquear por céntimos.
• Centralizar la recepción de facturas en un único buzón.
• Registrar el motivo de cada excepción para detectar qué proveedores generan más problemas.

Automatizarlo

Con extracción automática de datos, los documentos se leen solos, los albaranes se relacionan con sus facturas y pedidos, y el cruce se hace con reglas. El equipo deja de cuadrar y pasa a revisar solo las diferencias, que es donde de verdad aporta.