Cómo conciliar facturas CFDI con la orden de compra y la remisión

En México, las facturas entre empresas llegan como CFDI: un XML timbrado que identifica al emisor y al receptor por su RFC y lleva un folio fiscal único (UUID). Eso resuelve un problema que en otros países todavía existe, que es leer los datos de un PDF. Pero no resuelve el más caro: comprobar que lo que te cobran es lo que pediste y lo que recibiste.

Qué valida el SAT y qué no

El timbrado garantiza que el comprobante es válido como documento fiscal: estructura correcta, RFC existentes, folio único. No comprueba nada de tu operación:

• Que el precio sea el pactado en la orden de compra.
• Que la cantidad facturada sea la que llegó según la remisión o la entrada de almacén.
• Que la factura no la hayas registrado ya por otro canal.
• Que vaya a la razón social correcta si tu grupo tiene varias.

Los tres documentos

• Orden de compra: qué se pidió, en qué cantidad y a qué precio.
• Remisión o entrada de almacén: qué se recibió realmente, cuánto y cuándo.
• CFDI: qué te factura el proveedor.

Cruzar los tres antes de pagar es el match a tres bandas. Si coinciden dentro de unas tolerancias, la factura se puede registrar y pagar con seguridad.

Por qué el CFDI casi nunca cuadra a la primera

• Entregas parciales: una orden llega en varias remisiones y se factura en un solo CFDI, o al revés.
• Claves distintas: el CFDI usa las claves de producto y de unidad del catálogo del SAT, que no coinciden con tus códigos de artículo ni con tus unidades de compra.
• Diferencias de precio: tarifas actualizadas, descuentos o fletes que no estaban en la orden.
• Conceptos agrupados: el proveedor resume en una línea lo que en tu orden eran varias.

Controles propios del CFDI

• Estatus ante el SAT: comprueba que el CFDI sigue vigente antes de pagar. Un comprobante cancelado no debería llegar a pago.
• UUID para los duplicados: el folio fiscal es único, así que es la mejor llave para detectar una factura repetida, aunque llegue por correo en PDF y en XML, o reenviada.
• RFC del receptor: en grupos con varias razones sociales, comprueba que la factura viene a nombre de la empresa que hizo la compra.
• Método de pago: si el CFDI se emitió como PPD (pago en parcialidades o diferido), el proveedor tendrá que emitir un complemento de pago cuando pagues. Conviene tenerlo controlado desde el registro.

Tolerancias: cuadrar sin bloquearlo todo

Exigir coincidencia exacta bloquea demasiadas facturas por centavos o por redondeos. Define tolerancias por importe, porcentaje o cantidad, y distintas según el tipo de compra: no es lo mismo materia prima que fletes o servicios. Lo que queda dentro se aprueba solo; lo que queda fuera se revisa con el motivo a la vista.

Cómo automatizarlo

1. Recibir los XML automáticamente, desde el buzón o desde el portal del SAT.
2. Leer los datos del XML e identificar el proveedor, la razón social receptora y la orden de compra.
3. Cruzar línea a línea con la orden y la remisión, traduciendo claves y unidades.
4. Comprobar estatus, duplicados por UUID y método de pago.
5. Enviar a revisión solo las excepciones y registrar en el ERP lo que cuadra.

Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento fiscal. Para cualquier duda sobre el CFDI, consulta con tu contador o en el portal del SAT.