Qué es el procure to pay (P2P) y cómo automatizarlo

Procure to pay (P2P, «de la compra al pago») es el conjunto de pasos que sigue una empresa desde que detecta que necesita algo hasta que paga al proveedor. Une dos departamentos que a menudo trabajan por separado: compras y cuentas por pagar.

Las fases del ciclo

1. Necesidad y solicitud: alguien pide un material o un servicio.
2. Pedido de compra: compras lo aprueba y lo envía al proveedor con cantidades y precios.
3. Recepción: almacén registra lo que llega con su albarán.
4. Factura: el proveedor factura lo servido.
5. Conciliación: se cuadra la factura con el pedido y el albarán (three-way match).
6. Aprobación y contabilización: la factura validada se registra en el ERP.
7. Pago: se paga en su vencimiento.

Procure to pay frente a source to pay

Source to pay (S2P) es un concepto más amplio: añade antes del pedido la búsqueda y selección de proveedores, la negociación y los contratos. P2P empieza cuando ya sabes a quién comprar. Para una empresa industrial mediana, el cuello de botella suele estar en la segunda mitad del P2P: de la recepción al pago.

Dónde se pierde el tiempo

• Facturas que llegan por email y se teclean a mano en el ERP.
• Cotejo línea a línea de factura, pedido y albarán.
• Excepciones (precios, cantidades, entregas parciales) que se resuelven por email.
• Aprobaciones que esperan a que alguien vuelva de viaje.
• Duplicados que solo aparecen en la conciliación bancaria.

Indicadores que conviene medir

• Coste por factura procesada: horas del equipo por factura multiplicadas por su coste.
• Tiempo de ciclo: días desde que llega la factura hasta que queda aprobada.
• Tasa de match a la primera: porcentaje de facturas que cuadran sin intervención.
• Excepciones por proveedor: qué proveedores generan más trabajo.
• Pagos duplicados o erróneos detectados después de pagar.

Cómo automatizar la parte de cuentas por pagar

No hace falta cambiar de ERP ni implantar una suite de compras completa para empezar. La parte con más retorno suele ser automatizar la captura de facturas y albaranes, el cuadre con el pedido y el enrutado de excepciones, y dejar en el ERP solo lo que está validado. Es lo que hace Finaro.