Què és el procure to pay (P2P) i com automatitzar-lo

Procure to pay (P2P, «de la compra al pagament») és el conjunt de passos que segueix una empresa des que detecta que necessita alguna cosa fins que paga el proveïdor. Uneix dos departaments que sovint treballen per separat: compres i comptes a pagar.

Les fases del cicle

1. Necessitat i sol·licitud: algú demana un material o un servei.
2. Comanda de compra: compres l’aprova i l’envia al proveïdor amb quantitats i preus.
3. Recepció: el magatzem registra el que arriba amb el seu albarà.
4. Factura: el proveïdor factura el que ha servit.
5. Conciliació: es quadra la factura amb la comanda i l’albarà (three-way match).
6. Aprovació i comptabilització: la factura validada es registra a l’ERP.
7. Pagament: es paga al seu venciment.

Procure to pay davant de source to pay

Source to pay (S2P) és un concepte més ampli: afegeix abans de la comanda la cerca i selecció de proveïdors, la negociació i els contractes. El P2P comença quan ja saps a qui comprar. Per a una empresa industrial mitjana, el coll d’ampolla sol ser a la segona meitat del P2P: de la recepció al pagament.

On es perd el temps

• Factures que arriben per correu i es teclegen a mà a l’ERP.
• Acarament línia a línia de factura, comanda i albarà.
• Excepcions (preus, quantitats, lliuraments parcials) que es resolen per correu.
• Aprovacions que esperen que algú torni de viatge.
• Duplicats que només apareixen a la conciliació bancària.

Indicadors que convé mesurar

• Cost per factura processada: hores de l’equip per factura multiplicades pel seu cost.
• Temps de cicle: dies des que arriba la factura fins que queda aprovada.
• Taxa de match a la primera: percentatge de factures que quadren sense intervenció.
• Excepcions per proveïdor: quins proveïdors generen més feina.
• Pagaments duplicats o erronis detectats després de pagar.

Com automatitzar la part de comptes a pagar

No cal canviar d’ERP ni implantar una suite de compres completa per començar. La part amb més retorn sol ser automatitzar la captura de factures i albarans, el quadrament amb la comanda i l’encaminament d’excepcions, i deixar a l’ERP només el que està validat. És el que fa Finaro.