Software procure to pay: qué cubre y cuál elegir

El procure to pay va desde que alguien necesita comprar algo hasta que se paga al proveedor. Bajo la etiqueta «software P2P» se venden herramientas que cubren el ciclo entero y otras que solo resuelven un tramo. Antes de comparar productos conviene saber qué tramo te duele. Qué es el procure to pay, paso a paso.

Los tramos del ciclo

• Solicitud y aprobación de la compra: quién pide qué y quién lo autoriza.
• Pedido al proveedor: precio, cantidades y condiciones pactadas.
• Recepción: el albarán que confirma lo que llegó de verdad.
• Factura: recibirla, leerla, cruzarla con pedido y albarán, aprobarla y registrarla.
• Pago: remesas, vencimientos y conciliación bancaria.

Los tipos de herramienta

• Suites P2P completas: cubren de la solicitud al pago. Están pensadas para grandes empresas con un departamento de compras y muchos solicitantes. Suelen exigir meses de implantación y cambiar la forma de comprar.
• El propio ERP: gestiona pedidos, recepciones, registro contable y pagos. Registra muy bien, pero la captura de las facturas en PDF y el cruce con pedido y albarán suelen seguir siendo manuales.
• Automatización de cuentas a pagar: se centra en el tramo de la factura, del correo al ERP: captura, cruce, aprobación y registro. Se apoya en el ERP para todo lo demás.
• Pagos y gastos: tarjetas de empresa, pagos a proveedores y notas de gasto. Resuelven el último tramo, no la factura.

Cómo elegir

• ¿Dónde se te va el tiempo? Si es en teclear, cruzar y perseguir facturas, el tramo que necesitas es el de cuentas a pagar, no una suite.
• ¿Tu ERP ya gestiona pedidos y recepciones? Entonces no necesitas otra herramienta para eso: necesitas que las facturas lleguen a él ya validadas.
• ¿Cuántas personas piden compras? Una suite tiene sentido con muchos solicitantes repartidos por la empresa. Con un equipo de compras pequeño, suele sobrar.
• ¿Cuánto tiempo puedes dedicar a implantarlo? Pregunta cuánto tarda en estar en marcha con tus documentos reales, no en una demo.
• ¿Cómo cobra? Por usuario o por documento. Si quieres que todo el equipo entre sin pagar más, el pago por documento suele encajar mejor.

Seis criterios para elegir software de cuentas por pagar.

Dónde encaja Finaro

Finaro cubre el tramo de la factura: la recibe, la lee, la reparte a su sociedad, la cruza con el pedido y el albarán, la lleva a quien tiene que aprobarla y la registra en tu ERP. No sustituye al ERP ni cambia cómo compras: hace que lo que llega al ERP llegue bien.