Programari procure to pay: què cobreix i quin triar

El procure to pay va des que algú necessita comprar alguna cosa fins que es paga el proveïdor. Sota l’etiqueta «programari P2P» es venen eines que cobreixen el cicle sencer i d’altres que només resolen un tram. Abans de comparar productes convé saber quin tram et fa mal. Què és el procure to pay, pas a pas.

Els trams del cicle

• Sol·licitud i aprovació de la compra: qui demana què i qui ho autoritza.
• Comanda al proveïdor: preu, quantitats i condicions pactades.
• Recepció: l’albarà que confirma el que va arribar de veritat.
• Factura: rebre-la, llegir-la, creuar-la amb comanda i albarà, aprovar-la i registrar-la.
• Pagament: remeses, venciments i conciliació bancària.

Els tipus d’eina

• Suites P2P completes: cobreixen de la sol·licitud al pagament. Estan pensades per a grans empreses amb un departament de compres i molts sol·licitants. Solen exigir mesos d’implantació i canviar la manera de comprar.
• El mateix ERP: gestiona comandes, recepcions, registre comptable i pagaments. Registra molt bé, però la captura de les factures en PDF i el creuament amb comanda i albarà solen continuar sent manuals.
• Automatització de comptes a pagar: se centra en el tram de la factura, del correu a l’ERP: captura, creuament, aprovació i registre. Es recolza en l’ERP per a tota la resta.
• Pagaments i despeses: targetes d’empresa, pagaments a proveïdors i notes de despesa. Resolen l’últim tram, no la factura.

Com triar

• On se te’n va el temps? Si és a teclejar, creuar i perseguir factures, el tram que necessites és el de comptes a pagar, no una suite.
• El teu ERP ja gestiona comandes i recepcions? Llavors no necessites una altra eina per a això: necessites que les factures hi arribin ja validades.
• Quantes persones demanen compres? Una suite té sentit amb molts sol·licitants repartits per l’empresa. Amb un equip de compres petit, sol sobrar.
• Quant de temps hi pots dedicar? Pregunta quant triga a estar en marxa amb els teus documents reals, no en una demo.
• Com cobra? Per usuari o per document. Si vols que tot l’equip hi entri sense pagar més, el pagament per document sol encaixar millor.

Sis criteris per triar programari de comptes a pagar.

On encaixa Finaro

Finaro cobreix el tram de la factura: la rep, la llegeix, la reparteix a la seva societat, la creua amb la comanda i l’albarà, la porta a qui l’ha d’aprovar i la registra al teu ERP. No substitueix l’ERP ni canvia com compres: fa que el que arriba a l’ERP hi arribi bé.